3. RESERVA DEL CUPO

Una reserva se considera confirmada únicamente cuando:

• se ha realizado el pago del anticipo o del valor total informado por EcoXplorers;
• el cliente ha suministrado la información solicitada para la actividad; y
• EcoXplorers ha confirmado expresamente la disponibilidad del servicio.

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4. CANCELACIÓN POR PARTE DEL PARTICIPANTE

Toda solicitud de cancelación deberá realizarse por escrito a través de los canales oficiales de atención de EcoXplorers.

La fecha y hora de recepción de la solicitud serán la base para determinar las condiciones aplicables.

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5. REEMBOLSOS POR CANCELACIÓN DEL PARTICIPANTE

Salvo que se indique expresamente una condición diferente para una actividad específica, aplicarán las siguientes reglas:

Más de treinta (30) días calendario antes del inicio de la actividad

El participante podrá solicitar:

• el reembolso del noventa por ciento (90%) del valor pagado; o
• el ciento por ciento (100%) del valor pagado como saldo a favor para utilizar en otra actividad durante los siguientes doce (12) meses.

El diez por ciento (10%) restante corresponde a gastos administrativos y financieros.

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Entre quince (15) y treinta (30) días calendario antes de la actividad

El participante podrá solicitar:

• el reembolso del cincuenta por ciento (50%) del valor pagado; o
• conservar hasta el noventa por ciento (90%) como saldo a favor para una futura actividad, sujeto a disponibilidad.

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Entre siete (7) y catorce (14) días calendario antes de la actividad

No habrá devolución de dinero.

Sin embargo, EcoXplorers podrá, a su discreción y cuando la operación lo permita, otorgar un saldo a favor parcial o autorizar el cambio de participante.

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Menos de siete (7) días calendario antes del inicio

No procederán devoluciones ni reprogramaciones, debido a que para ese momento la empresa ya ha asumido compromisos económicos con proveedores, transporte, alojamiento, alimentación, permisos, seguros y demás costos operativos.

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6. NO PRESENTACIÓN (NO SHOW)

Cuando un participante no se presente en el lugar y hora establecidos para el inicio de la actividad, se entenderá que desiste voluntariamente del servicio.

En este caso:

• no habrá devolución de dinero;
• no habrá reprogramación automática;
• tampoco existirá obligación de compensación por parte de EcoXplorers.

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7. RETIRO VOLUNTARIO DURANTE LA ACTIVIDAD

Si un participante decide abandonar voluntariamente la actividad una vez iniciada, no habrá lugar a devolución parcial o total del dinero pagado.

Los gastos derivados de su retorno anticipado serán asumidos por el participante, salvo que EcoXplorers determine lo contrario por razones de seguridad.

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8. RETIRO POR MOTIVOS DE SEGURIDAD

EcoXplorers podrá impedir la participación o retirar de la actividad a cualquier persona que:

• incumpla las instrucciones del guía;
• represente un riesgo para sí mismo o para el grupo;
• presente un comportamiento agresivo;
• participe bajo efectos del alcohol o sustancias psicoactivas;
• no porte el equipo obligatorio;
• no reúna las condiciones físicas mínimas para realizar la actividad.

En estos casos no habrá devolución del dinero pagado.

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9. REPROGRAMACIONES SOLICITADAS POR EL PARTICIPANTE

El participante podrá solicitar un cambio de fecha siempre que:

• exista disponibilidad;
• la solicitud se realice con al menos quince (15) días calendario de anticipación; y
• no existan restricciones derivadas de proveedores, permisos o reservas.

La aprobación de la reprogramación estará sujeta a la disponibilidad operativa de EcoXplorers.

Si la nueva actividad tiene un valor superior, el participante deberá asumir la diferencia.

Si el valor es inferior, la diferencia podrá quedar como saldo a favor, salvo que se indique lo contrario.

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10. TRANSFERENCIA DEL CUPO

Cuando las condiciones operativas lo permitan, el participante podrá transferir su cupo a otra persona.

Para ello deberá:

• informar la solicitud antes del cierre operativo de la actividad;
• suministrar toda la información del nuevo participante;
• garantizar que este cumple los requisitos físicos y médicos exigidos.

EcoXplorers podrá rechazar la transferencia cuando ello comprometa la seguridad o el adecuado desarrollo de la actividad.

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11. CANCELACIÓN POR PARTE DE ECOXPLORERS

EcoXplorers podrá cancelar o reprogramar una actividad cuando existan circunstancias que afecten la seguridad o la viabilidad de la operación, incluyendo:

• condiciones climáticas extremas;
• cierres de Parques Nacionales Naturales de Colombia;
• cierres ordenados por autoridades ambientales;
• deslizamientos;
• incendios forestales;
• bloqueos de vías;
• emergencias de orden público;
• riesgos para los participantes;
• incumplimientos graves por parte de proveedores esenciales;
• no alcanzar el número mínimo de participantes requerido para operar la actividad, cuando este haya sido informado previamente.

En estos casos el cliente podrá elegir entre:

• reprogramar la actividad;
• recibir un saldo a favor equivalente al cien por ciento (100%) del valor pagado para utilizar en los siguientes doce (12) meses; o
• solicitar el reembolso de los valores efectivamente pagados, descontando únicamente aquellos costos que sean legalmente no recuperables y que ya hayan sido pagados a terceros, cuando ello haya sido informado previamente.

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12. CONDICIONES CLIMÁTICAS

Las actividades de naturaleza se desarrollan en ambientes donde el clima puede cambiar rápidamente.

La presencia de lluvia, neblina, viento o bajas temperaturas no implica automáticamente la cancelación de una actividad.

La decisión será tomada exclusivamente por EcoXplorers con base en criterios técnicos de seguridad y en las recomendaciones de las autoridades competentes.

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13. ENFERMEDAD O ACCIDENTE DEL PARTICIPANTE

Cuando un participante no pueda asistir por enfermedad o accidente debidamente acreditado mediante incapacidad o certificado médico expedido por un profesional competente, EcoXplorers podrá, previa evaluación del caso:

• autorizar una reprogramación;
• otorgar un saldo a favor; o
• aplicar condiciones especiales de devolución cuando sea posible recuperar los costos comprometidos con proveedores.

Cada caso será analizado de manera individual.

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14. SERVICIOS DE TERCEROS

Algunos componentes del servicio son prestados por terceros, tales como:

• transporte;
• alojamiento;
• alimentación;
• seguros;
• operadores locales;
• entradas a áreas protegidas;
• permisos especiales.

Cuando dichos proveedores establezcan condiciones particulares de cancelación, estas podrán aplicarse al participante en la medida en que afecten los costos asumidos por EcoXplorers.

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15. TIEMPOS DE REEMBOLSO

Cuando proceda una devolución de dinero, EcoXplorers realizará el reembolso dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la aprobación de la solicitud y a la recepción de la información bancaria requerida.

Los tiempos podrán variar cuando dependan de entidades financieras o proveedores externos.

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16. MEDIO DE DEVOLUCIÓN

Los reembolsos se efectuarán, preferiblemente, utilizando el mismo medio de pago empleado por el cliente.

Cuando ello no sea posible, EcoXplorers acordará con el participante un medio alternativo.

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17. SALDOS A FAVOR

Los saldos a favor:

• tendrán una vigencia de doce (12) meses contados a partir de su emisión;
• podrán utilizarse para cualquier actividad ofrecida por EcoXplorers, sujeto a disponibilidad;
• podrán ser utilizados por otra persona, previa autorización escrita del titular.

Los saldos a favor no generan intereses y no son redimibles en dinero, salvo disposición legal en contrario.

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18. CASOS NO PREVISTOS

Las situaciones no contempladas expresamente en la presente política serán analizadas por EcoXplorers bajo criterios de buena fe, equidad, razonabilidad, protección del consumidor y viabilidad operativa, procurando siempre alcanzar una solución justa para ambas partes.

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19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

EcoXplorers podrá actualizar esta Política de Cancelaciones y Reembolsos cuando resulte necesario por cambios normativos, operativos o comerciales.

La versión vigente será la publicada en el sitio web oficial y será aplicable a las nuevas contrataciones.

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20. CONTACTO

Las solicitudes relacionadas con cancelaciones, reprogramaciones o reembolsos deberán presentarse a través de los canales oficiales de atención de EcoXplorers Colombia.

El equipo de atención brindará respuesta dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana y las políticas internas de la empresa.